Datenschutz

Datenschutzerklärung

Stand: September 2026

Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie personenbezogene Daten auf monudesk.com und in der MonuDesk-Software verarbeitet werden. MonuDesk richtet sich ausschließlich an Unternehmen.

1. Verantwortlicher

IE Dennis Rodin
22 Bakhtrioni Street N75
0177 Tbilisi
Georgien
E-Mail: info@monudesk.com

2. Vertreter in der EU (Art. 27 DSGVO)

Da der Verantwortliche keine Niederlassung in der EU hat, ist folgender Vertreter benannt:
[NAME UND ANSCHRIFT DES EU-VERTRETERS – FEHLT]

3. Welche Daten wir verarbeiten

• Kontodaten: Firmenname, Anschrift, Ansprechpartner, E-Mail-Adresse, verschlüsselte Zugangsdaten.

• Nutzungsdaten: IP-Adresse, Browser, besuchte Seiten, Zeitpunkte, Interaktionen.

• Kommunikationsdaten: Inhalte von Nachrichten, Name und Kontaktdaten, wenn Sie uns kontaktieren.

• Postfachdaten (optional): Wenn Sie ein E-Mail-Postfach verbinden, verarbeiten wir E-Mails, Anhänge und Postfach-Metadaten (siehe Abschnitt 7).

• Daten Ihrer Kunden: Daten, die Sie in MonuDesk über Ihre eigenen Kunden erfassen, verarbeiten wir in Ihrem Auftrag. Dafür gilt unser Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV).

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen

• Bereitstellung der Software und Vertragsabwicklung: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

• Support und Kommunikation: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Kundenbetreuung).

• Sicherheit und Fehleranalyse: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

• Webanalyse, Heatmaps und Affiliate-Tracking: nur mit Ihrer Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG.

• Gesetzliche Aufbewahrungspflichten: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

5. Cookies und Einwilligung

Technisch notwendige Cookies setzen wir ohne Einwilligung ein (§ 25 Abs. 2 TDDDG). Alle anderen Dienste in Abschnitt 6 werden erst geladen, nachdem Sie im Cookie-Banner zugestimmt haben. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit über den Link “Cookie-Einstellungen” im Footer widerrufen.

6. Eingesetzte Dienste

• Framer (Framer B.V., Niederlande): Hosting der Website und datenschutzfreundliche Reichweitenmessung.

• Google Analytics (Google Ireland Ltd., Irland): Webanalyse. Nur mit Einwilligung.

• Microsoft Clarity (Microsoft Ireland Operations Ltd., Irland): Heatmaps und Sitzungsaufzeichnungen. Nur mit Einwilligung.

• Affonso: Zuordnung von Anmeldungen zu Partner-Empfehlungen (Affiliate-Tracking). Nur mit Einwilligung.

• Featurebase: Feedback-Board, Hilfe-Center und Support-Chat (inkl. KI-Chatassistent MonuBrain im Support-Chat).

• Creem: Zahlungsabwicklung als Wiederverkäufer (Merchant of Record). Creem ist für die Zahlungsdaten selbst verantwortlich.

• Nylas, Inc. (USA): E-Mail-Infrastruktur, wenn Sie ein Postfach verbinden.

• Fathom: Aufzeichnung und Transkription von Vertriebs- und Supportgesprächen, nur nach Hinweis zu Beginn des Gesprächs.

• DigitalOcean, LLC (USA): Hosting der MonuDesk-Software und Datenbanken.

• Anthropic, PBC (USA): KI-Modell Claude für MonuBrain und KI-Funktionen in der Software, z. B. E-Mail-Entwürfe. Inhalte werden nicht zum Training der Modelle verwendet.

6a. Hinweis zu KI-Funktionen

MonuBrain ist ein KI-System. Antworten und Entwürfe werden automatisch erzeugt und können fehlerhaft sein. Wenn Sie mit MonuBrain chatten, kommunizieren Sie nicht mit einem Menschen.

Mit allen Dienstleistern, die Daten in unserem Auftrag verarbeiten, bestehen Verträge nach Art. 28 DSGVO.

7. Google-Nutzerdaten und E-Mail-Anbindung

Wenn Sie Ihr Gmail- oder Google-Workspace-Postfach verbinden, greifen wir auf E-Mails, Header, Anhänge und den Postfachstatus zu, ausschließlich um die Posteingangsfunktionen von MonuDesk bereitzustellen: Konversationen anzeigen, mit Aufträgen verknüpfen, Ihre Antworten senden und den Status synchronisieren (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Die Nutzung von Daten aus Google-APIs folgt der Google API Services User Data Policy einschließlich der Limited-Use-Anforderungen. Wir verkaufen diese Daten nicht, nutzen sie nicht für Werbung und nicht zum Training allgemeiner KI-Modelle. Sie können die Verbindung jederzeit in MonuDesk trennen oder unter https://myaccount.google.com/permissions widerrufen.

8. Übermittlung in Drittländer

Der Verantwortliche sitzt in Georgien, einige Dienstleister in den USA. Übermittlungen erfolgen auf Grundlage von Angemessenheitsbeschlüssen der EU-Kommission (einschließlich des EU-US Data Privacy Framework für zertifizierte Anbieter) oder von Standardvertragsklauseln nach Art. 46 DSGVO. Details erhalten Sie auf Anfrage an info@monudesk.com.

9. Speicherdauer

• Konto- und Unternehmensdaten: für die Dauer des Vertrags.

• Log- und Nutzungsdaten: bis zu 12 Monate.

• Buchhaltungsrelevante Unterlagen: gemäß gesetzlicher Aufbewahrungsfristen.

• Kommunikationsdaten: bis zur Erledigung Ihrer Anfrage, sofern keine Aufbewahrungspflicht besteht.

• Postfachdaten: solange das Postfach verbunden ist.

10. Datensicherheit

Wir nutzen verschlüsselte Übertragung (TLS), beschränkte Zugriffe auf Produktivsysteme, sichere Passwortspeicherung und regelmäßige Sicherheitsüberwachung.

11. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch (Art. 15 bis 21 DSGVO) sowie das Recht, eine Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Anfragen richten Sie an info@monudesk.com.

Sie können sich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, insbesondere in dem EU-Mitgliedstaat Ihres Aufenthalts oder Arbeitsplatzes.

12. Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich rechtliche oder technische Grundlagen ändern. Es gilt die jeweils auf monudesk.com veröffentlichte Fassung.